Solusi Manajeman Supplier untuk Menjaga Ketersedian Barang

Umumnya perusahaan perdagangan dan produksi memiliki tantangan pada proses manajemen supplier untuk memenuhi ketersediaan barang. Penting bagi tim produksi untuk menggunakan berbagai cara dan alat yang sesuai untuk memenuhi permintaan yang kompleks. Proses utama yang perlu di perhatikan adalah data jumlah barang yang terjual secara real dan pengiriman tepat waktu.

Perusahaan perdagangan memiliki dua langkah dalam keseluruhan proses mereka: mereka membeli dan menjual. Namun, perusahaan produksi memiliki satu langkah lagi di antaranya: mereka membeli bahan, memproduksi barang, dan menjualnya kepada pelanggan akhir. Sangat penting untuk mengikuti kerangka waktu yang ditetapkan untuk kedua jenis perusahaan. Dengan 1C:Drive, anda dapat melihat semua dokumen berisi tanggal dan memantau apakah pekerjaan selesai tepat waktu. Selain itu, perusahaan produksi dapat mengatur waktu yang tepat untuk menyelesaikan semua proses yang diperlukan.

Semakin banyak bahan baku yang dibutuhkan perusahaan produksi, semakin banyak vendor yang harus mereka ajak kerjasama. Usaha kecil biasanya memiliki hubungan yang baik dengan satu atau dua vendor. Namun, ini tidak berlaku untuk perusahaan besar. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memikirkan menggunakan sistem untuk memperudah proses kerja tim. Artikel ini membahas mengenai solusi manajeman supplier untuk menjaga ketersedian barang dengan sistem ERP.

Perencanaan permintaan berdasarkan kebutuhan 

Perencanaan ini melibatkan pesanan pembelian manufaktur atau subkontraktor yang didasarkan pada kebutuhan perusahaan mengenai penjualan, produksi dan perakitan. Perencanaan permintaan adalah proses menghitung jumlah produk yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan saat ini.

Jika perusahaan menggunakan metode Make to Order (MTO), dengan menggunakan 1C Drive pekerjaan anda akan menjadi lebih mudah. Sistem ini dapat memeriksa apakah bahan tersedia atau tidak agar dapat disediakan sesuai dengan tanggal.

Secara keseluruhan, perhitungan perencanaan permintaan mengumpulkan data dari sumber-sumber berikut:

1. Stok yang tersedia saat ini
2. Periode pengisian ulang
3. Dokumen keluar, yang menambah permintaan :
   – Pesanan produksi dengan tipe proses Assembly
   – Pesanan penjualan (Sales orders)
   – Perintah kerja (Work orders)
   – Pekerjaan dalam proses (Work in progress)
4. Dokumen masuk, yang menambah pasokan:
   – Pesanan produksi (produk jadi)
   – Order pembelian (Purchase orders)
5. Opsional: Susun ulang pengaturan

Anda dapat melihat semua informasi yang diperlukan hanya dalam satu laman :

Pilihan lainnya adalah dengan menggunakan ‘Inventory Reservation method’: Anda dapat mengatur reservasi otomatis untuk materi mendatang dari vendor untuk pelanggan tertentu. Dengan demikian, tidak mungkin mengalokasikan bahan dari sisa stok.

Pendekatan ‘Min/Maks Inventaris’

Teknik ini dapat digunakan sebagai tambahan untuk perencanaan pengadaan. Metode ini membantu menjaga persediaan dalam kisaran tertentu. Pengguna mengatur tingkat stok minimum dalam sistem dan ketika mencapai jumlah ini, mereka memesan ulang barang sehingga menjadi maksimum. Jika kami menganggapnya sebagai bagan, itu terlihat seperti gergaji: level turun, kami mengisinya, lalu turun lagi dan siklus berulang.

Jika pengguna ingin sistem Perencanaan permintaan memperhitungkan tingkat inventaris minimum dan maksimum, dia harus menyiapkan pengaturan Titik pemesanan ulang di kartu produk (product card). Kuantitas produk ditentukan sebagai tingkat persediaan minimum dan maksimum dalam pengaturan Titik pemesanan ulang.

Jika pengaturan titik pemesanan ulang ditentukan dan saldo Penutupan (jumlah produk yang ada pada akhir tanggal) kurang dari atau sama dengan titik Pemesanan Ulang, kekurangannya dapat dihitung dengan rumus :

Shortage = Max level – Closing balance

Kami dapat membuka semua pesanan yang ditempatkan sesuai dengan nilai min/maks. Misalnya, sekarang kami memiliki 50 item. Ketika jumlahnya turun menjadi 10, kami membeli yang baru. Anda dapat menetapkan nilai minimum hingga 10, membelanjakan item, dan meminta program untuk menganalisis status saat ini setelah beberapa waktu. Sistem akan menunjukkan apa yang diperlukan untuk pengadaan. Tunjukkan nilai maksimum dan pesanan akan dibuat sesuai dengan nomor tersebut. Jumlah yang perlu kita reorder dihitung berdasarkan omset rata-rata dalam sistem.

Cara ini lebih cocok untuk perusahaan dagang yang membeli barang bukan untuk setiap pesanan pelanggan, tetapi atas dasar perputaran persediaan dan persediaan minimum yang tersisa. Perusahaan produksi juga dapat menggunakan alat ini untuk bahan baku jika tidak tercantum dalam bill of material (BOM) tetapi diisi ulang sesuai dengan tingkat persediaan minimum dan maksimum yang ada.

1C: Meningkatkan optimalisasi permintaan

1C:Drive adalah solusi ERP yang fleksibel namun komprehensif untuk mengendalikan dan mengelola proses utama (termasuk manajemen inventaris) di perusahaan kecil dan menengah.

A Single Window for Decision-Making

Keuntungan utama dengan menggunan ERP 1C Drive adalah dalam satu laman Anda bisa mendapatkan semua informasi mengenai data vendor mulai dari harga pengadaan, tanggal dan lainnya. Klik ‘Ok’ dan Anda akan melihat pesanan pembelian yang terhubung ke pesanan penjualan lainnya. Selain itu, Ketika Anda memerlukan informsi untuk mengambil keputusan Anda tidak perlu membuka tab tambahan untuk menemukan korelasinya.

Time Mismatch

Saat membuat pesanan untuk melakukan pembelian ke vendor, tim akan memiliki tanggal yang sudah ditetapkan. Masalah akan muncul Ketika waktu pesanan pelanggan tidak sesuai dengan waktu vendor memasok bahan. Contohnya, pelanggan ingin mendapatkan pesanan besok hari namun vendor akan menyediakan dalam waktu 5 hari. Sebaikanya, Anda harus menganalisis tanggal dan waktu pengiriman ke pelanggan terlebih dahulu. Dengan sistem ERP dapat membantu untuk mengupdate  tanggal pada tab Sales Order atau mencari vendor lain.

Statuses

Semua dokumen yang terkait dengan produksi, vendor, customer dll memiliki data yang lengkap tidak hanya memiliki tanggal tetapi juga status. Hal ini memudahkan anda untuk melihat pada pesanan yang dikonfirmasi.

Jika ada lebih dari satu karyawan yang bekerja di bagian produksi, pada awalnya, pengguna membuat draf (menetapkan status ‘Open’), mencocokkan tanggal, dan mengubah status menjadi ‘In Progress’. Jika semua pekerjaan dilakukan dengan benar, anda dan tim dapat menyelesaikan tugas dengan benar. Intinya adalah semakin banyak pekerja dalam sistem, semakin efisien dan nyaman kita dapat memantau setiap langkah: tanggal, status, dan sebagainya.

Kesimpulan

Salah satu cara untuk mengoptimalkan manajemen inventaris adalah dengan menggunakan system ERP seperti 1C Drive. Dengan system dapat membantu tim produksi dan perencanaan mencapai hasil yang maksimal. Konsultasikan kebutuhan Anda dengan kami untuk informasi lebih lanjut.