Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Sistem ERP

Untuk perusahan manufaktur sistem otomatisasi bisnis dapat membantu proses produksi mejadi lebih efektif dan memberikan hasil yang  maksimal. Perangkat lunak perencanaan sumberdaya perusahaan atau biasa yang  disebut dengan ERP sistem adalah tools yang paling popular digunakan.

Artikel ini akan membahas mengenai kelebihan dan kekurangan saat menggunakan sistem ERP yang ada di pasaran. Tujuannya agar anda dapat memilih perengkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan bisnis anda.

Seberapa penting menggunakan sistem ERP ?

Tujuan utama penggunaan sistem ERP adalah untuk memusatkan arus informasi perusahaan, menyediakan manajemen data dengan basis data-driven sehingga lebih efisien dalam pengambilan keputusan, mengurangi biaya, dan meningkatkan pendapatan. Berikut adalah beberapa proses bisnis yang bisa diimplementasikan untuk sistem ERP :

1. Sales Management
2. Purchase Management
3. Customer Relationship Management (CRM)
4. Production Management and Control
5. Inventory and Warehouse Management
6. Accounting
7. Human Resources
8. Analytics and Reporting

Setelah kita mengetahui tujuan penggunaan sistem ERP, berikut dua jenis sistem ERP yang tersedia dan paling popular digunakan.

Cloud ERP vs. ERP On-Premise

Saat ini, ada dua jenis utama perusahaan solusi ERP di seluruh dunia yang dapat dipilih yaitu versi on premise dan cloud.

Sistem on premise bekerja secara lokal di dalam infrastruktur perusahaan. Dengan demikian, perusahaan memiliki kendali penuh atas data, proses implementasi, peningkatan, dan pengembangan sistem. Ini membutuhkan waktu dan sumber daya; namun, versi ini juga memberikan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi.

Berbeda dengan sistem cloud, data perusahaan akan di simpan di luar lokasi. Penyedia Cloud ERP memiliki infrastruktur yang handal dan memberikan layanan kepada banyak pelanggan secara bersamaan. Mereka memiliki pengalaman yang lebih signifikan dalam memelihara ERP; namun, penawaran cloud biasanya terbatas pada fitur dan tidak dapat disesuaikan agar sesuai dengan semua proses bisnis korporat yang unik.

Untuk memilih jenis implementasi ERP yang paling sesuai dengan perusahaan tertentu, Anda perlu mengevaluasi harga lisensi dan biaya langsung dan tidak langsung, risiko keamanan, dan persyaratan peraturan yang terkadang membatasi perusahaan untuk menyimpan data pelanggan di server jarak jauh di luar negeri, dll.

Kelebihan menggunakan sistem ERP

• Perencanaan produksi yang efektif

Sistem ERP memungkinkan peralihan dari perencanaan produksi berbasis spreadsheet yang dilakukan oleh satu orang ke manajemen kalender otomatis dan penetapan tugas. Dengan demikian, kemacetan produktivitas dihilangkan. Selain itu, ERP adalah solusi sempurna untuk perhitungan biaya dan analitik prediktif dari ROI proyek bahkan sebelum dikirim ke produksi.

• Pengumpulan data waktu yang real-time
  Kebutuhan utama bagi perusahaan manufaktur adalah solusi bisnis yang bisa menghasilakn data secara real- time dan tersebar di semua tim. Untuk menggunakan informasi ini secara efektif, informasi ini harus dikumpulkan di satu tempat dan diperbarui secara real-time. Inilah tepatnya yang disediakan sistem ERP untuk bisnis, sehingga memungkinkan keputusan yang lebih terinformasi dan didukung data.
• Pelaporan yang lebih efisien
  Salah satu konsekuensi utama dari implementasi ERP adalah perusahaan mendapatkan data yang benar dan terkini tentang bisnis secara keseluruhan, yang sangat berguna untuk pelaporan. Sistem ERP memungkinkan pembuatan laporan komprehensif untuk memahami kinerja departemen tertentu atau bahkan proses bisnis dan menghasilkan perkiraan dan prediksi berdasarkan data masa lalu. Perusahaan dapat menghitung ROI yang diproyeksikan untuk setiap prospek dan menawarkan diskon dan persyaratan khusus yang sesuai untuk menjaga keuntungan tetap positif.

Kekurangan menggunakan sistem ERP

• Implementasi ERP biasanya mahal
  Pengadaan sistem ERP mungkin akan membutuhkan investasi lebih, jika perusahaan memiliki infrastruktur yang luas, ukuran, jumlah karyawan dan banyak proses yang harus diotomatisasi.
• Dukungan dan pengembangan pasca-implementasi sulit
  Jika perusahaan utama tidak terhubung dengan tim teknis dan kurangnya sumberdaya tim teknologi mungkin akan suilit untuk mendukung, menyesuaikan dan menskalakan sistem ERP. Hal ini berlaku jika perusahaan anda membutuhkan banyak sistem penyesuaian, dan ini tidak berlaku untuk sistem cloud karena penggunaan yang lebih mudah.
• Integrasi bisa jadi rumit
  Jika perusahaan memiliki banyak perangkat lunak bisnis yang digunakan oleh departemen yang berbeda, ada baiknya untuk mengintegrasikannya dengan ERP untuk mendapatkan semua data di satu tempat. Ini mungkin rumit, karena tidak semua alat bisnis dirancang dengan mempertimbangkan integrasi seperti itu, dan ada ERP dengan kemampuan integrasi terbatas.

Setelah anda mengetahui kelebihan dan kekurangan penggunaan sistem ERP baca artikel ini sebagai panduan memilih sistem ERP yag tepat === > Bagaimana Cara Memilih Sistem ERP yang Tepat ?

Kesimpulan

Untuk menghindari masalah selama implementasi dan manajemen pasca-implementasi dan pengembangan ERP, Anda harus berusaha keras untuk memilih solusi yang tepat pada tahap pertama. Sebaiknya anda menyiapkan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem ERP nantinya. Pertama-tama, pahami fungsionalitas apa yang Anda perlukan, proses bisnis apa yang akan diotomatisasi dan data apa yang mungkin diperlukan selama implementasi. Selain itu, bentuklah tim dari gabungan setiap departemen untuk mengetahui kebutuhan dan solusi yang tepat untuk implementasi ERP. 1C:Drive adalah solusi ERP yang fleksibel namun komprehensif untuk mengendalikan dan mengelola proses utama (termasuk manajemen inventaris) di perusahaan kecil dan menengah.