Bagaimana Cara Memilih Sistem ERP yang Tepat ?

Perusahaan besar di dunia sudah menggunakan perangkat lunak seperti ERP sistem untuk memudahkan proses bisnis mereka. Selain meningkatkan produksi namun juga bisa mengurangi biaya produksi. Lalu bagaimanakah memilih sistem yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan anda, dalam artikel ini kami akan membahas mengenai langkah awal yang bisa anda pertimbangkan untuk memilih sistem ERP yang sesuai.

Pilih di antara berbagai jenis instalasi

Umumnya ada dua jenis solusi yang bisa anda pilih, yaitu dengan menggunakan sistem cloud atau on premise (penyimpanan lokal). Perangkat lunak lokal (on premis) berjalan secara lokal di infrastruktur perusahaan anda. Ini memberi perusahaan kendali penuh atas datanya, dan arus informasi, dll. Namun, opsi ini juga memiliki overhead manajemen karena Anda perlu memperbaruhi secara berkala dan menghabiskan waktu dan sumber daya. Meskipun demikian, Anda juga akan mendapatkan tingkat fleksibilitas yang lebih tinggi untuk mengembangkan sistem Anda dan menyesuaikannya dengan perubahan proses dan persyaratan bisnis.

Jika anda memilih cloud ERP maka penyimpanan akan di kelola oleh vendor anda.  Perusahaan-perusahaan ini memiliki infrastruktur berskala besar yang dapat menjalankan ratusan dan ribuan pelanggan pada saat yang bersamaan. Opsi ini mengurangi overhead karena dukungan, perbaikan, dan pengembangan didelegasikan ke vendor. Namun, dalam kasus ini, bisnis juga akan memiliki kemampuan dan fleksibilitas kustomisasi yang terbatas.

Ada juga model hybrid cloud pribadi, ketika perusahaan memiliki akses ke cloud dan kontrol penuh atas penyimpanan data, kebijakan akses, dll.

Anda harus menganalisis semua opsi ini untuk memilih salah satu yang sesuai dengan anggaran Anda. Terkadang keputusan akhir juga dipengaruhi oleh aturan peraturan daerah tertentu. Misalnya, beberapa negara melarang bisnis menyimpan informasi pelanggan di server jarak jauh di luar negeri. Dalam kasus seperti itu, Anda harus menggunakan solusi penyimpanan lokal.

UX dan lokalisasi

Sistem ini mungkin tidak memiliki antarmuka yang mewah, tetapi harus mudah digunakan dan intuitif, atau karyawan akan kesulitan untuk menggunakannya. Dan ketika orang kesulitan menggunakannya mereka tidak mau menggunakan kembali dan efektivitasnya secara keseluruhan menurun.

Faktor penting lainnya di sini adalah lokalisasi, yang seharusnya jauh melampaui terjemahan tombol dan elemen UX. Vendor internasional sering mengabaikan peraturan lokal dan kekhasan proses bisnis, membuat solusi tersebut sama sekali tidak dapat digunakan untuk bisnis lokal.

Kustomisasi dan skalabilitas

Seperti disampaikan sebelumnya, setiap bisnis mempunyai cara masing – masing, sehingga tidak akan ada sistem ERP yang benar benar memenuhi kebutuhan anda. Jika ERP dapat disesuaikan secara fleksibel dalam banyak cara,hal ini akan membuka berbagai peluang untuk otomatisasi proses bisnis dan pertumbuhan ROI. Sebagai contoh, 1C:Drive ERP memungkinkan pelanggan untuk:

• tambahkan konektor CAD/PDM dengan cepat,
• mengatur dasbor dan laporan khusus,
• melakukan akuntansi multi-mata uang,
• mendukung beberapa proses dalam satu solusi (misalnya, penjualan dan layanan),
• mengelola saham secara real-time.

Faktor penting lainnya adalah skalabilitas. ERP yang dapat melayani 20 dengan sempurna dapat menjadi faktor pembatas ketika jumlah ini tumbuh menjadi 100. Jadi, bahkan sebelum Anda mulai mengimplementasikan ERP Anda, sangat baik untuk memahami bagaimana hal itu dapat ditingkatkan di masa depan. Terkadang, vendor menerapkan beberapa tingkatan layanan berdasarkan jumlah pengguna, atau Anda akan diminta untuk membeli sumber daya tambahan. Biasanya, mereka menawarkan solusi stabil yang sama untuk semua orang, tetapi alat ini tidak dapat bekerja dengan baik untuk startup kecil dan perusahaan produksi menengah.

Keamanan dan dukungan data

Memang, keamanan sistem yang memiliki akses ke data bisnis paling penting adalah sesuatu yang tidak boleh Anda anggap remeh. Kumpulkan informasi tentang enkripsi, mekanisme keamanan, kebijakan manajemen data, dll.Anda juga harus memiliki kesempatan untuk mengatur izin akses yang fleksibel, menerapkan langkah-langkah keamanan tambahan seperti otentikasi dua faktor, dll. Dan ketika berbicara cloud, ini harus dilihat sebagai risiko keamanan tambahan.

Selain itu, vendor ERP sering tidak memberikan dukungan dan pelatihan yang dapat diakses, yang juga dapat menimbulkan risiko tambahan, mengurangi efisiensi, memperpanjang kurva pembelajaran, dan memengaruhi jadwal proyek implementasi.

1C:Drive memungkinkan keputusan berdasarkan data untuk semua jenis bisnis, memberikan fleksibilitas tinggi dan peluang penyesuaian, dan melayani Anda di platform apa pun yang mungkin Anda perlukan. Pelajari lebih lanjut di sini.

Kesimpulan 

Setelah Anda memahami konsep sistem ERP, memudahkan anda untuk memilih sistem yang tepat, modul penting, dan hal-hal yang perlu  dianalisis. Jika dipilih dengan benar, perangkat lunak ERP dapat memberikan hasil yang luar biasa, memberi Anda pandangan 360 derajat tentang bisnis dan semua KPI penting.