7 Kunci Mengelola Warehouse Secara Efektif

1. Receiving

Tahap pertama dalam proses warehouse atau pergudangan adalah receiving (penerimaan) barang.  Cara terbaik untuk menerima produk adalah melalui Advance Shipping Notice (ASN) dari pemasok. Dengan informasi pada sistem ini, operator dapat memindai barcode konsinyasi untuk memunculkan ASN. Jika pengiriman sesuai dengan ASN, maka barang dapat diterima oleh sistem. Beberapa sistem memungkinkan barang untuk diterima ke dalam persediaan pada saat ini, sedangkan yang lain mengharuskan barang untuk dikirim ke lokasi persediaan tertentu sebelum persediaan diperbarui. Ini sepenuhnya bergantung pada kebutuhan pelanggan dan bagaimana sistem disiapkan.

2. Put-Away

Sistem yang baik akan meminta staf penyisihan dengan catatan yang menunjukkan bahwa stok sedang menunggu untuk diangkut ke lokasi penyimpanan. Prosesnya dimulai ketika operator menerima tugas penyisihan dari Enterprise Resource Program (ERP) atau Sistem Manajemen Warehouse (WMS), dan kemudian memindai barcode barang yang relevan untuk disingkirkan. Pada titik ini, sistem akan mengarahkan staf penyortir untuk mengirimkan barang ke lokasi penyimpanan yang relevan. Begitu sampai di lokasi, operator akan memindai kode batang lokasi stok yang relevan, atau secara manual mengonfirmasi bahwa lokasi yang benar telah ditemukan, kemudian memasukkan barang ke dalam slot sebelum memastikan bahwa proses penyerahan telah selesai.

3. Picking

Proses picking adalah  mengambil item dari lokasi penyimpanan di gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan. Terdapat dua jenis proses picking pada warehouse, yaitu :

Primary: Ini adalah picking barang pertama. Dalam beberapa kasus, pengambilan pertama dikirim langsung ke area pementasan atau bangku pengepakan untuk finalisasi, pengiriman dan pengiriman, sehingga pengambilan pertama menjadi pengambilan terakhir.

Secondary : Ini adalah proses pengambilan kedua. Beberapa pengambilan utama tunduk pada proses pengambilan kedua, terutama di mana barang yang dipicking harus dialokasikan ke pesanan berkerumun (sekelompok pesanan), atau pesanan terpisah (pesanan tunggal) melalui proses atau sistem penyortiran. Dengan lonjakan penjualan online di banyak industri, jauh lebih banyak perusahaan yang melakukan proses pengambilan sekunder daripada sebelumnya.

4. Packing

Ada banyak cara barang dikemas di dalam pusat distribusi. Daripada mempelajari detail spesifik dari proses pengemasan, lebih baik ikuti lima aturan untuk pengemasan yang efesien:

1. Barang yang diambil harus dapat dilacak dalam hal lokasi dari mana mereka diambil, ditambah tanggal ‘use-by‘  yang relevan dan / atau tanggal dan kode ‘batch‘.
2. Pemeriksaan akurasi dan QA harus dimasukkan ke dalam proses.
3. Pengambilan barang dari zona berbeda di dalam gudang harus dengan mudah digabungkan dan dikelola sistem untuk memastikan kelengkapan pesanan.
4. Barang harus dikemas sesuai dengan ukuran, kuantitas, suhu, toksisitas, nilai, kerapuhan, kebersihan, dan persyaratan legislatif.
5. Kiriman harus selalu dapat dilacak sistem ke doku men dan / atau nomor faktur untuk ketertelusuran di masa mendatang.

5. Dispatching

Dispatching atau pengiriman barang yang sukses terletak pada kemampuan operasi untuk menyiapkan barang agar diberangkatkan tepat pada waktunya,  nantinya operator akan memuat kedalam truk mereka. Oleh karena itu, manajer DC harus menyeimbangkan dan memperkirakan pengepakan dan pengiriman sesuai dengan waktu pengambilan operator. Barang yang siap terlalu dini, misalnya, akan mengacaukan area persiapan, sedangkan kiriman yang terlambat, akan menunda pemuatan dan berpotensi menyebabkan keterlambatan pengiriman.

6. Returns

Kompleksitas seputar penanganan pengembalian mengharuskan aturan berikut:

1. Ketika pelanggan mengembalikan barang, mereka harus mencari, dan diberi Otorisasi Manajemen Pengembalian, yang menguraikan apa yang dikembalikan dan mengapa.
2. Semua pengembalian harus dapat dilacak, ke pesanan, dokumen dan faktur mereka.
3. Perusahaan harus memiliki proses pengembalian yang ditentukan sebelumnya yang menggambarkan apa yang harus dilakukan dengan barang setelah diterima kembali ke gudang, contohnya kembali ke stok, barang diperbaiki, dihancurkan, dibuang, didaur ulang, kembali ke pabrik, dll.
4. Semua kredit harus dicatat sistem bersama dengan alasan mengapa barang dikembalikan.
5. Persediaan harus diperbarui di mana barang dikembalikan ke persediaan, atau ditahan untuk tindakan lebih lanjut.

7. Value-Adding

Value adding adalah bagian dari bisnis dimana sebagai tempat produk diproduksi, dirakit, diberi label ulang, dimodifikasi, atau tunduk pada beberapa proses penambahan nilai lainnya.Value adding adalah tentang melakukan pekerjaan pada produk agar ‘siap untuk dijual’.

Proses penambahan nilai ini bisa jadi rumit, terutama bila banyak item berbeda digabungkan untuk membentuk produk baru. Selama bertahun-tahun, sistem telah berevolusi untuk membantu, namun ada banyak perusahaan yang menemukan pencatatan komponen penambah nilai mungkin tidak sesuai dengan bagaimana sistem logistik atau ERP konvensional atau WMS telah disiapkan.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, Anda akan menyadari bahwa rantai pasokan pusat distribusi modern adalah kumpulan proses, aktivitas, dan transaksi yang kompleks. Semuanya harus dibuat secara individual oleh manusia agar pengelolaan werehouse Anda beroperasi menjadi efektif.

Daripada menggunakan buku catatan dan pensil atau bahkan spreadsheet untuk mengelola fungsi warehouse, dengan peningkatan teknologi yang tak henti-hentinya dan kompleksitas bisnis modern mengharuskan perusahaan berinvestasi dalam sistem ERP dan WMS yang sesuai agar tetap kompetitif.

Askarasoft menyediakan solusi manajemen warehouse terintegrasi dengan sistem barcode dan dukungan multi gudang sehingga memudahkan perusahaan anda dalam melakukan manajemen inventori.